6 راه حل برای مدیریت زمان (و تنظیم مرزهایی برای پایبندی به آن) - صندلی و تلفن

به گزارش صندلی و تلفن، زمان مهم ترین دارایی ما است. این روزها به دلیل مشغله های متعددی که داریم، مدیریت زمان مهم ترین مهارتی است که باید یاد بگیریم. اما قبل از مدیریت زمان ابتدا باید مرزهایی را در رابطه با زمانی که در اختیار دارید و روش هایی برای حفظ این مرز در نظر بگیرید. با خبرنگاران مگ همراه باشید تا در مورد روش های مدیریت بهتر زمان بیشتر بخوانید.

چرا باید مدیریت زمان بلد باشید و به برنامه های خود پایبند بمانید؟

اگر نتوانید به درستی زمان خود را مدیریت کنید و کنترل آن را به دست بگیرید، سیل مسئولیت ها و برنامه های زندگی، باعث ایجاد بی نظمی در زندگی می شود. بسیاری از افراد اصلا نمی دانند که احترام گذاشتن به وقت دیگران، چقدر اهمیت دارد و اگر شما با روشی مناسب، این حد و مرزها را به آن ها آموزش ندهید، نمی توانید آن ها را بابت گرفتن وقتتان سرزنش کنید.

شاید تا به حال تجربه کرده باشید که به خاطر ناتوانی در نه گفتن به دیگران، یا به خاطر بی توجهی دیگران به وقت شما، مجبور شده اید کاری را با عجله انجام دهید یا دیر به مقصد برسید. در واقع شما به خاطر بی ملاحظگی دیگران، مجبور به پرداخت هزینه می شوید. این هزینه می تواند از دست رفتن اعتبار شما در محل کار و… باشد.

ممکن است در زندگی طوری تربیت شده باشید که تصور کنید باید به همه درخواست ها پاسخ مثبت بدهید و نه گفتن را بی ادبی می دانید. اما وقت آن رسیده که برای مدیریت زمان خود، اول از همه نه گفتن را یاد بگیرید. با یاد گرفتن این مهارت، تقریبا بیشتر راستا مدیریت زمان را طی می کنید.

نکته دیگری که باید بدانید این است که داشتن زمان خالی در برنامه ریزی روزانه شما به این معنی نیست که حتما باید آن را پر کنید. گاهی لازم است که هیچ کاری انجام ندهید و استراحت کنید. اگر زمان خالی در برنامه ریزی خود دارید، مجبور نیستید آن را پر کنید و به دیگران اختصاص دهید.

6 راه چاره برای مدیریت بهتر زمان

اگر معمولا در ارتباط با دیگران، کنترل زمان را از دست می دهید و مجبور می شوید برنامه خود را فدای برنامه های دیگران کنید، از این راه چارهها استفاده کنید:

1. تنظیم کردن زنگ هشدار

اگر به مهمانی، دورهمی، قرار محبت آمیز و… می روید، ده دقیقه قبل از زمانی که باید آن جا را ترک کنید، یک زنگ هشدار تنظیم کنید. این زنگ هشدار به شما و همراهانتان خبر می دهد که وقت تمام است و باید کم کم خداحافظی کنید. این روش یک راه چاره خوب برای مدیریت بهتر زمان است.

در ده دقیقه باقیمانده با دیگران خداحافظی کنید و آن محل را ترک کنید. این زنگ هشدار علاوه بر اینکه جنبه اطلاع رسانی دارد و به شما در مورد گذر زمان اطلاع می دهد، شما را مجبور می کند که به زمانبندی خود پایبند باشید.

افراد زیادی هستند که فکر می کنند اگر دیر به جایی رسیده اند، بقیه فرصت کافی برای وقت گذراندن با آن ها دارند. این زنگ هشدار به این دسته از افراد هم هشدار می دهد که وقت دیگران ارزش دارد و باید به آن احترام بگذارند.

این تنظیم زنگ هشدار فقط برای مهمانی ها و قرارها نیست. حتی در خانه هم می توانید از این روش استفاده کنید. مثلا برای استفاده از تلویزیون یا دور زدن در اینترنت، مدت زمان معینی را در نظر بگیرید و چند دقیقه قبل از تمام شدن آن زمان، یک زنگ هشدار تنظیم کنید. حتما برای شما هم پیش آمده که برای چک کردن نوتیفیکشن های گوشی آن را دستتان گرفته اید و ساعت ها در دنیای شبکه های اجتماعی غرق شده اید. با تنظیم زنگ هشدار یا تنظیم زمان استفاده از هر اپلیکیشن، می توانید کنترل زمان را به دست بگیرید.

2. در نظر گرفتن محدوده زمانی

وقتی برای هر کاری یک محدوده زمانی معین کنید، دیگران هم یاد می گیرند که به زمان شما احترام بگذارند. علاوه بر این، در نظر گرفتن محدوده زمانی باعث می شود که بهتر بتوانید برنامه ریزی کنید و زمان خود را آگاهانه بگذرانید.

مثلا اگر به یک مهمانی یا قرار محبت آمیز دعوت شده اید، از قبل باید به دیگران اطلاع دهید که فقط تا چه ساعتی زمان دارید. خودتان همیشه سر ساعت در محل قرار حاضر شوید تا دیگران هم از شما وقت شناسی را یاد بگیرند. همیشه به موقع یک مکان را ترک کنید تا به دیگران نشان دهید که وقت شما چقدر برایتان ارزش دارد. تا زمانی که خودتان به وقت و برنامه ریزی تان احترام نگذارید، دیگران هم برای آن احترام قائل نمی شوند.

3. برنامه ریزی برای زمان های بین هر برنامه

ما باید برای برنامه هایی که تنظیم می کنیم یک محدوده زمانی معین در نظر بگیریم. ولی گاهی اوقات، همه چیز طبق برنامه ما پیش نمی رود. موقع برنامه ریزی کردن برای کارهای خود، حتما زمانی را بین هر برنامه برای اتفاقات پیش بینی نشده در نظر بگیرید.

مثلا فرض کنید قرار است که از یک قرار محبت آمیز به یک قرار کاری بروید. در فاصله بین دو قرار، باید زمانی را برای ترافیک، رفت و آمد، آماده شدن و… در نظر بگیرید. اگر این زمان را در نظر نگیرید، ممکن است قرار کاری شما با مشکل روبرو شود.

برنامه زمانی شما نباید پشت سر هم و بدون وقت استراحت باشد. وقتی برنامه ای پرمشغله داشته باشید، حتی اگر به شکل فیزیکی کار خاصی انجام ندهید، اما همین فشار روانی باعث ایجاد استرس می شود.

4. تنظیم کردن برنامه های مشابه در کنار هم

این روزها یکی از چیزهایی که زیاد وقت ما را می گیرد، ترافیک و رفت وآمد است. برای اینکه این رفت و آمدها را کاهش دهید، سعی کنید کارهایی که در یک موقعیت جغرافیایی یکسان هستند، با هم انجام دهید. تصور کنید که بعد از انجام کار روزانه در محل کار، با یکی از دوستان خود قرار دارید. می توانید این قرار محبت آمیز را در یک کافه در نزدیکی محل کار برگزار کنید. با این کار، لازم نیست وقت زیادی را در ترافیک بگذرانید.

علاوه بر این، تغییر ناگهانی نوع کارهایی که انجام می دهید، می تواند سخت باشد. مثلا فرض کنید که یک پروژه بسیار مهم کاری دارید و بلافاصله بعد از آن باید یک کار شخصی را انجام دهید. سعی کنید کارهایی که شبیه هم هستند، در کنار هم برنامه ریزی کنید.

5. برنامه ریزی مجدد

از اینکه برنامه ریزی خود را تغییر دهید، نترسید. به هر حال زندگی پر از اتفاقات غیرمترقبه است. هر چقدر هم طبق برنامه پیش بروید، چیزهایی وجود دارد که تحت کنترل شما نیست. مثلا شما نمی توانید ترافیک را کنترل کنید یا یک جمع ده نفره را مجبور کنید همه سر وقت برسند.

در این صورت گاهی مجبور می شوید برنامه های خود را تغییر دهید. اگر موقع برنامه ریزی کردن، جایی برای انعطاف پذیری برنامه گذاشته باشید، می توانید طبق نیاز، برنامه خود را تغییر دهید.

6. تغییر شیوه انجام کارها

یکی از چیزهایی که برای مدیریت بهتر زمان باید در نظر بگیرید این است که تا جای ممکن، از انجام کارهای غیرضروری اجتناب کنید. مثلا همه کارها لازم نیست در قرارهای حضوری انجام شود. شاید بتوانید یک قرار کاری را از خانه و به شکل آنلاین انجام دهید. این روزها بسیاری از مصاحبه های شغلی هم آنلاین برگزار می شوند.

تا جایی که می توانید، شکل انجام کارها را برای خودتان ساده تر کنید تا وقت کمتری از شما بگیرند. اگر می توانید کارها را به شکل آنلاین، با ایمیل، تماس تلفنی و… انجام دهید و رفت وآمدهای غیرضروری را حذف کنید.

با زمان های اضافه چه کار کنیم؟

یکی از دلایلی که باعث می شود افراد زیادی در دنیا، کارهای خود را بدون برنامه ریزی انجام دهند این است که نمی دانند باید با زمان اضافه آمده چه کار کنند؟

وقتی برای هر کاری برنامه ریزی داشته باشید، احتمالا وقت زیادی در طول روز خواهید داشت که احتمالا هیچ برنامه ای برای آن ندارید. این وقت اضافه یک فرصت فوق العاده برای شما است تا بدون فشار و استرس زندگی روزمره، از هر چه که واقعا دوست دارید لذت ببرید.

در این زمان های طلایی که با برنامه ریزی کردن به دست آورده اید، برای یادگیری مهارت های تازه، پرداختن به هنر مورد علاقه، گشت وگذار در طبیعت یا حتی استراحت در خانه استفاده کنید. قرار نیست تمام وقتمان را بیرون از خانه باشیم و حتما به یک کار جدی مشغول باشیم.

حداقل 40 تا 60 درصد از زمانی که اضافه دارید، به کاری اختصاص دهید که واقعا دوست دارید. انجام این کار و مدیریت بهتر زمان از مشکلاتی مثل فرسودگی های شغلی و استرس پیشگیری می کند.

منبع: Mindbodygreen